老板让你负责搬家???

 常见问题     |      2019-05-19 18:59
大家常说,如何考核行政,行政的专业怎么检验,其实搬一次公司,做一次年会就能知道八分了。
 
给公司搬家作为行政日常服务的重点考核项目之一,往往屡试不爽,如果你还记得杜拉拉升职记,就应该记得徐静蕾剧中在给公司低成本装修新办公室和搬完家之后就迅速升职了:)
 
这简直是行政在职业生涯里,最应该重点关注的升职机会之一。

那么,到底在这种办公楼之间的搬家里,行政如何做到面面俱到?总的来说,可以从以下这几点做起~
 
一搬家准备工作
 
俗话说的好,磨刀不误砍柴工。行政们在搬迁前就要做好相关的准备工作,这样才能辅助搬家行动更好更顺畅地进行!

1、联系搬家公司,制定搬家计划。大办公室远距离搬家,找专业的外包服务商来协助,更能省心省力省时间!行政除了要收集相关信息,确定办公区资源的实际情况外,还得联系搬家公司制定搬家计划及车辆安排,和需求部门协调确定下具体的搬家日期!
 
公司本身有外包服务商,当然最好!没有的话,可以根据搬家物品的数量来招标或比价~选择合适的供应商。一个合适的供应商,会是你搬家的最好搭档。比价的方式可以按立方或按车容量,也可以统一包死报价,视情况而定。

2、通知员工搬家相关事宜。计划确定了以后,就要告知员工了~可以在搬迁前两周给员工发送邮件,附上搬家指南及新办公区的服务指南,让员工对搬家流程及陌生的办公区域有一个了解。发送的方式并不一定要拘泥于邮件,选择公众号剧透的方式也可以哦!

公司搬家-广州搬家公司

a.搬家指南可以包含但不限于这几个方面:搬家前准备工作、领取包装箱和标签的方法及地点、标签的填写及粘贴方法、塑料及纸质包装箱的使用方法、装箱TIPS及相关提示、搬家公司负责打包的项目说明、员工需自行打包、搬运及携带的项目说明、其它提示及搬家工作小组联系方式。
 
把搬家的流程都写清楚了,才能保障后续工作有条不紊!
 
b.新办公区服务指南里,也可以来点介绍:行政可以对新办公区域的位置、办公楼出入口、辅助设施(卫生间、睡眠室、便利店、停车场、自行车停放等)、周边交通(公交、地铁、自驾车)及配套服务设施做个贴心介绍,让员工迅速熟悉新的办公区域~
 
滴滴的行政在这点上就做了一个示范。他们采用了公号的方式,对新家的室内功能、交通出行和周边生活环境做了一个大致的引导和介绍,员工们看了一目了然,而且能感受到行政的贴心。

 
3、检查话机及设备、协助调整钥匙。在搬迁前,IT要测试各项设备及话机是否能正常使用,才能保证搬迁结束后最快程度上安装电脑、电话、打复印机驱动,保证办公室的日常运作,不打扰员工们正常上班。

二搬迁当天工作
 
搬迁当天是最关键的一环。行政们要关注到每个细节,面面俱到,才能保证搬迁工作的顺利完成,物品圆满到齐,如期完成搬家,让员工们可以尽快入驻上班。

1、旧址要安排行政负责人掌控全场。旧址的行政负责人,要负责与搬家公司确认进场时间和注意事项,现场协调,将办公区域的贵重家具和易碎品用泡沫纸打包,防止豁破。公共物资由搬家公司搬运,但如果是业务线机密性的资料,可以由业务线自己打包运送~
 
按区域按楼层安排1-2名人员进行打包巡视的工作。看员工们打包的程度及速度是怎样的,打包箱及标签是否正确放置和填写了。有问题的话,马上改,才能保证后续工作的顺利进行。
 
不需要打包的物品也要进行确认。可以搬动工位,检查工位所在区域的桌面、地面及办公柜内,有没有遗落的物品。 


2、新址也要安排行政负责人来负责交接。新址的行政负责人,要负责巡视新办公区域。并且保持和旧址搬家行政负责人的联系,对接搬家公司到达新址后的事宜,让每个搬过来的物品都能老实地呆在指定位置。易碎品要检查,有问题的话及时联系搬家公司或搬运人员!
 
搬家的过程中,一定会出现很多垃圾。物品到位、电脑拆箱后,行政要根据搬运和拆箱区域,全程监管搬家公司,将所有搬家遗留垃圾回收处理,保证一个干净的办公环境~
 
3、为了防止物品遗失,物品核对工作不能少。让搬家公司提供物品出入核对表。搬家过程中,在旧址及新址各安排一名工作人员与搬家公司一起对出入搬运箱进行计数确认,搬家完毕后进行核对并留存记录。

当天搬家结束后,要对旧址进行遗留物品清理工作。安排人员对搬家涉及到所有区域进行两次检查,员工们遗留或丢弃的物品要收好,放在行政库房里,后续才可以及时通知到位!
 
三搬迁收尾工作
 
一次好的搬家服务一定是能够保证办公物资到齐,让员工们以最快的速度融入新的办公环境里,正常上班,发挥效率。那么,要做好搬迁的收尾工作,可以做到哪几点?
 
1、通知员工领取遗留物品。可以发邮件给相关搬家区域部门接口人说明一下旧址的遗留物品,让员工速来领取~贵重物品长期保留,低值物品保管一个月后,还没有人领取,就可以进行集中处理啦。不过处理前要记得通知涉及搬家的人员哦。
 
2、新址负责人要集中处理搬迁后问题。比如查找新址还没有送到位的物品,或者是解决员工反馈的关于新办公区域设备设施故障等问题,让新办公室正常运行~
 
3、与外包搬家服务商结算尾款。如果搬家过程中物品损坏了,应该先让服务商赔偿解决了再发起付款申请。
 
公司搬家-广州搬家公司1
外包搬家服务商在搬家过程中,无论是打包、搬运,都会相对专业一些。
 
4、引导员工们尽快融入新环境。行政们应该策划举办相关活动,来引导员工尽快适应新办公环境。尤其对于周边交通设施还不是很成熟的区域,员工们容易产生排斥心理,通常要花费更长时间才能融入新环境。
 
比如,Hulu北京研发中心,2017年从老办公区搬到浦项大厦。Hulu的行政就做了有趣的寻宝活动,给员工们下了任务书,让他们在望京一带寻宝:让员工去饭馆吃饭,找和任务书图片上一致的食物,或者让他们去美甲店做指甲,以及去卖酒的商店里答题。通过这种活动让员工了解周边的区域,尽快熟悉起来。
 
采用普通的opening party也可以。滴滴在自己的新家文思海辉大楼里就举办了一个入住新家的美食派对!通过吃吃喝喝的形式让员工培养起对新办公区域的感情。

上海奥美的制作团队用火柴拼成了Ogilvy的手写体Logo。点燃的Logo取其寓意,一是代表着奥美的创意和激情,二则象征了乔迁新居的红红火火 。

当然,只要有party,我们的行政伙伴都一定要记得拍照记录动人时刻哦~
 
无论是记录员工与企业的共同经历,还是让大家发一波“别人的公司”朋友圈系列,做做PR,谢谢行政。这些小事最终都将拉近企业、员工及行政之间的距离。
 
让人感受到企业实力的同时也能看到行政的工作价值。
 
5、事后还应进行满意度调查,了解搬家行动中还有哪些方面需要改进。满意度调查可以采用问卷调查的形式。
 
举个栗子,可以了解这些问题:行政部与部门及员工搬家之前的沟通、本次搬迁工作中的组织与实际搬迁工作评价、搬迁过程中是否影响到个人正常工作进程、搬迁过程中个人物品或电脑是否有丢失或损坏、对新办公区整体印象、新办公区基础设施评价、新办公区IT设备运行情况、新办公区空气质量等。行政只有收集员工反馈信息并反思总结,才能对后续问题做出更好的解决办法,对办公室的运行来讲,这才是长久之计!
 
最后
 
搬家是个技术活!考验的是行政们协调全场的把控力和面面俱到的细致性。
 
一个好的行政,能够做到的是保证物资的准确搬运、到齐,调动员工们的积极性,尽快融入新环境。要知道,并不是只有搬家当天的工作才是搬家,搬家前的准备,搬家结束了的后续工作,同等重要!